Software para sistema de gestión documental, Software de administración de documentos, Gestión de archivos

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Características Clave

Q-web Online, SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNIVERSAL

Es una aplicación web que funciona en la red local y/o internet

 

Es una solución de gestión documental integral para sistemas de administración que esta bajo alguna norma como ISO 9000, ISO 14001, OHSAS 18001, entre otras.

 

Para sector educativo medio superior (Preparatoria, bachillerato, etc.) y/o Superior (Universidades y Tecnológicos). Acreditaciones de SNB, acreditaciones de carrera y cualquier modelo educativo.

 

Moldeable para cualquier tamaño de tu organización, permite la gestión de todos los documentos que se encuentren bajo cualquier tipo de diseño de estructura.

 

Funciona como repositorio documental centralizado para toda la

organización.

 

Permite gestionar distintas organizaciones a la vez de manera simultánea e independiente.

 

Controla las versiones, los accesos, las modificaciones y la distribución de los documentos según los criterios de seguridad que sean necesarios.

 

Posibilita la visualización previa de los documentos gracias a la conversión automática de los documentos a PDF.

 

Posee un sistema de notificación de actividades pendientes por medio de alertas y avisos por correo electrónico.

 

Compatible con dispositivos móviles. (Smartphone y Tablets)

Q-web Online Online

Software de Gestión

Documental Universal

Permite de la manera más sencilla el crear, aprobar, distribuir y administrar todos los tipos de documentos controlados que existen en una organización.

 

Es altamente flexible ya que tiene la capacidad de adaptarse a cualquier necesidad de las organizaciones,  sin importar su tamaño, ni el sector al que pertenecen.

¿Cuál es el alcance de Q-web Online online?

¿Cuáles son las ventajas de Q-web Online online?

El alcance que tiene Q-web Online es extraordinario ya que es el único software multi-organizacional y multi-sistema. Esto quiere decir, que es posible administrar distintas organizaciones a la vez de manera simultánea e independiente y además por organización se pueden manejar uno o varios sistemas de gestión que estén bajo alguna norma.

Sistema intuitivo y fácil de utilizar en donde el manejo de todos los módulos se lleva a cabo de la misma manera y donde cuenta con toda la información que necesita en una misma pantalla. Acceso a módulos dentro de otros módulos para evitar perder información por información referenciada incompleta o incorrecta.

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    De igual manera, el sistema tiene la capacidad de manejar la administración de todos los documentos importantes para centralizarlos y localizarlos bajo cualquier diseño de estructura, dando como resultado tener toda la información de la organización controlada, versionada y disponible, sin ser necesariamente un sistema de calidad.

     

    Además tiene la capacidad de funcionar con distintos navegadores y sistemas operativos  como:

     

    Navegadores: Chrome, Opera, Mozilla Firefox, Safari y Explorer

    Sistemas operativos: Mac OS X, Windows, Linux, iOS y Android

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    Uso de “asistentes” o “wizards” para facilitar el manejo de información compleja, ya que esta se divide en etapas o pasos y solo se podrá avanzar de una etapa o página a otra hasta que la información este validada y completa.

     

    Adaptable a cualquier tipo y tamaño de organización, ya sea de la iniciativa privada, sector público, organizaciones no gubernamentales, manufactura, instituciones educativas, etc.

     

    Administra múltiples sistemas de gestión de manera simultánea e independiente, en donde cada uno sistema de gestión cuenta con sus propias reglas y propiedades.

     

    Compatible con cualquier tipo de archivo.

     

    Cuenta con un servicio de conversión automática de documentos de sus formatos originales (Microsoft Office, OpenOffice/LibreOffice) a archivos PDF adecuados para la visualización en la web.

     

    Soporte para archivos multimedia (imágenes, audio y video) directamente en la aplicación.

     

    Administra las estructuras de las organizaciones tal como estas son, es decir, no es necesario adaptarlas o adecuarlas.

     

    Manejo de estructuras jerárquicas similares a organigramas directamente en el sistema.

     

    Cuenta con un sistema de notificaciones muy robusto, descriptivo y fácil de utilizar, muy similar en su manejo al de las notificaciones de los teléfonos inteligentes.

     

    Manejo de notificaciones a través de correo electrónico.

     

    Permite manejar múltiples organizaciones de manera transparente y completamente independiente.

     

    Sistema bilingüe en idiomas español e inglés.

     

    Cuenta con gran variedad de reportes y estos se generan directamente en cada módulo.

     

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Como está estructurado Q-web Online

Diseño y compatibilidad

Q-web Online está estructurado como un sistema de control de documentos para sistemas de gestión de diversos tipos. Es compatible con cualquier sistema operativo que tenga un navegador web, por lo que funciona a través de una red local y/o internet.

Características del sistema Q-web Online, Módulo de Administración

MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN

Configuración previa al uso de la aplicación en donde se establecerán usuarios, organigrama, puestos, etc.

Cuenta con un módulo para manejar las estructuras de las organizaciones de una manera fiel en base a las divisiones de la organización.

 

Cuenta con un sub-módulo para el manejo de la información de organizaciones, en donde una misma instalación se puede manejar de información de diversas organizaciones simultáneamente.

Característica del sistema Q-web Online, Módulo Control de Documentos

MÓDULO CONTROL DOCUMENTAL

Este módulo nos sirve para administrar nuestros documentos y archivos con el poder de controlar versiones y la seguridad con múltiples opciones de búsqueda.

El sistema cuenta con un módulo de control de documentos que permite administrar los documentos de acuerdo a las reglas de los sistemas de gestión a los que pertenecen.

 

Controla la versión o revisión de los documentos de manera automática (numérica) o manual (libre) de acuerdo a las necesidades del cliente y evita la emisión de documentos o versiones de documentos obsoletos.

 

Controla el código o clave de los documentos.

Características del sistema Q-web Online Online, Módulo de Alertas y Notificaciones

ALERTAS Y NOTIFICACIONES

El sistema de alertas o notificaciones nos indican de manera clara y descriptiva cuando ha ocurrido un evento en la aplicación en donde un usuario especifico esta involucrado ya sea directamente en el sistema o a través del correo electrónico registrado del usuario. Las notificaciones pueden ser directas, es decir, que el usuario debe realizar una actividad en el sistema, como revisar o aprobar una solicitud de cambio en el sistema o indirecta en donde solo se le notifica que ha ocurrido algo, como por ejemplo que se han concedido derechos sobre un documentos a un usuario específico.

Características del sistema Q-web Online Online, Módulo de Seguridad

Controla acceso a la aplicación por medio de una relación entre puestos y módulos de sistema, en la cual los usuarios  solo accederán a la información que les sea permitido.

 

Manejo de roles de sistema para los puestos para llevar a cabo funciones específicas en la aplicación.

 

Cuenta con tres tipos de permisos configurables por módulo: alta, modificación y eliminación.

 

Permite configurar accesos de "solo lectura" en módulos de sistema.

 

Validación de información dependiente, en donde el sistema validará el estado de la información y evitará que la información sea eliminada o modificada si hay información que dependa de la misma.

 

Cuenta con niveles de seguridad ajustables para las contraseñas de los usuarios.

 

Recuperación de contraseña sencilla desde la pantalla de acceso al sistema.

 

Los usuarios pueden cambiar su contraseña directamente en cualquier momento.

 

Número de identificación personal para validar la identidad de los usuarios en operaciones clave dentro del sistema.

 

Encriptación de la información utilizada para la confirmación de identidad de los usuarios directamente en la base de datos (contraseña y NIP)

Requerimientos Técnicos

Encuentra aquí los requerimientos técnicos mínimos y nuestras recomendaciones para que tengas el más óptimo funcionamiento de Q-web Online:

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LA INSTALACIÓN DEL SERVIDOR

Extensión de archivo

Mínimo

Recomendado

Sistema  Operativo

Microsoft Windows 7 Professional de 64 bit

Microsoft Windows Server 2008 R2 de 64 bit o superior

Intel Core 2 duo 2Ghz o equivalente (64 bit)

Intel Xeon 3Ghz (64 bit)

4GB

8GB-16GB

SATA de 7200 RPM con 50 GB

SAS (Serial Attached SCSI) con 100 GB o arreglo de SATA de configuraci´pn RAID 0 o RAID 10

Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Edition (limitado a tener bases de datos de no más de 10GB de tamaño) y un uso de recursos de hardware limitado.

Microsoft SQL  Server 2008 R2 Estándar Edition o superior

Procesador

Memoria RAM

Almacenamiento en Disco Duro

Sistema Gestor de Base de Datos

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Escríbenos a: info@qsoftmexico.com

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