Características Clave
Q-web Online, SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNIVERSAL
Es una aplicación web que funciona en la red local y/o internet
Es una solución de gestión documental integral para sistemas de administración que esta bajo alguna norma como ISO 9000, ISO 14001, OHSAS 18001, entre otras.
Para sector educativo medio superior (Preparatoria, bachillerato, etc.) y/o Superior (Universidades y Tecnológicos). Acreditaciones de SNB, acreditaciones de carrera y cualquier modelo educativo.
Moldeable para cualquier tamaño de tu organización, permite la gestión de todos los documentos que se encuentren bajo cualquier tipo de diseño de estructura.
Funciona como repositorio documental centralizado para toda la
organización.
Permite gestionar distintas organizaciones a la vez de manera simultánea e independiente.
Controla las versiones, los accesos, las modificaciones y la distribución de los documentos según los criterios de seguridad que sean necesarios.
Posibilita la visualización previa de los documentos gracias a la conversión automática de los documentos a PDF.
Posee un sistema de notificación de actividades pendientes por medio de alertas y avisos por correo electrónico.
Compatible con dispositivos móviles. (Smartphone y Tablets)
Q-web Online Online
Software de Gestión
Documental Universal
Permite de la manera más sencilla el crear, aprobar, distribuir y administrar todos los tipos de documentos controlados que existen en una organización.
Es altamente flexible ya que tiene la capacidad de adaptarse a cualquier necesidad de las organizaciones, sin importar su tamaño, ni el sector al que pertenecen.
¿Cuál es el alcance de Q-web Online online?
¿Cuáles son las ventajas de Q-web Online online?
El alcance que tiene Q-web Online es extraordinario ya que es el único software multi-organizacional y multi-sistema. Esto quiere decir, que es posible administrar distintas organizaciones a la vez de manera simultánea e independiente y además por organización se pueden manejar uno o varios sistemas de gestión que estén bajo alguna norma.
Sistema intuitivo y fácil de utilizar en donde el manejo de todos los módulos se lleva a cabo de la misma manera y donde cuenta con toda la información que necesita en una misma pantalla. Acceso a módulos dentro de otros módulos para evitar perder información por información referenciada incompleta o incorrecta.
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De igual manera, el sistema tiene la capacidad de manejar la administración de todos los documentos importantes para centralizarlos y localizarlos bajo cualquier diseño de estructura, dando como resultado tener toda la información de la organización controlada, versionada y disponible, sin ser necesariamente un sistema de calidad.
Además tiene la capacidad de funcionar con distintos navegadores y sistemas operativos como:
• Navegadores: Chrome, Opera, Mozilla Firefox, Safari y Explorer
• Sistemas operativos: Mac OS X, Windows, Linux, iOS y Android
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Uso de “asistentes” o “wizards” para facilitar el manejo de información compleja, ya que esta se divide en etapas o pasos y solo se podrá avanzar de una etapa o página a otra hasta que la información este validada y completa.
Adaptable a cualquier tipo y tamaño de organización, ya sea de la iniciativa privada, sector público, organizaciones no gubernamentales, manufactura, instituciones educativas, etc.
Administra múltiples sistemas de gestión de manera simultánea e independiente, en donde cada uno sistema de gestión cuenta con sus propias reglas y propiedades.
Compatible con cualquier tipo de archivo.
Cuenta con un servicio de conversión automática de documentos de sus formatos originales (Microsoft Office, OpenOffice/LibreOffice) a archivos PDF adecuados para la visualización en la web.
Soporte para archivos multimedia (imágenes, audio y video) directamente en la aplicación.
Administra las estructuras de las organizaciones tal como estas son, es decir, no es necesario adaptarlas o adecuarlas.
Manejo de estructuras jerárquicas similares a organigramas directamente en el sistema.
Cuenta con un sistema de notificaciones muy robusto, descriptivo y fácil de utilizar, muy similar en su manejo al de las notificaciones de los teléfonos inteligentes.
Manejo de notificaciones a través de correo electrónico.
Permite manejar múltiples organizaciones de manera transparente y completamente independiente.
Sistema bilingüe en idiomas español e inglés.
Cuenta con gran variedad de reportes y estos se generan directamente en cada módulo.
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Diseño y compatibilidad
Q-web Online está estructurado como un sistema de control de documentos para sistemas de gestión de diversos tipos. Es compatible con cualquier sistema operativo que tenga un navegador web, por lo que funciona a través de una red local y/o internet.
Características del sistema Q-web Online, Módulo de Administración
MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN
Configuración previa al uso de la aplicación en donde se establecerán usuarios, organigrama, puestos, etc.
Cuenta con un módulo para manejar las estructuras de las organizaciones de una manera fiel en base a las divisiones de la organización.
Cuenta con un sub-módulo para el manejo de la información de organizaciones, en donde una misma instalación se puede manejar de información de diversas organizaciones simultáneamente.
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Cuenta con un módulo de divisiones que permite especificar de manera jerárquica la forma en la que las organizaciones se dividen o se componen.
Cuenta con la opción para cargar el logotipo de las organizaciones para personalizar los reportes generados por el sistema.
Cuenta con un módulo para el manejo de puestos, que administran de manera jerárquica la relación entre estos, así como también la seguridad, los roles del sistema y las competencias laborales.
Cuenta con un módulo de usuario del sistema que relaciona los puestos con personas específicas y maneja su contraseña, número de identificación personal, imagen y forma digital.
Cuenta con un módulo especial para consulta de la sesión de usuario. Este módulo cuenta con una opción para que el usuario administrador del sistema, el usuario "AMIN" pueda cerrar sesiones de usuarios a discreción. Este módulo también cuenta con opción de búsqueda avanzada (por rango de fecha, usuarios, etc.).
Cuenta con una herramienta para visualizar el organigrama de las organizaciones basada en la información de los usuarios, sus puestos y la estructura de la organización.
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Característica del sistema Q-web Online, Módulo Control de Documentos
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MÓDULO CONTROL DOCUMENTAL
Este módulo nos sirve para administrar nuestros documentos y archivos con el poder de controlar versiones y la seguridad con múltiples opciones de búsqueda.
El sistema cuenta con un módulo de control de documentos que permite administrar los documentos de acuerdo a las reglas de los sistemas de gestión a los que pertenecen.
Controla la versión o revisión de los documentos de manera automática (numérica) o manual (libre) de acuerdo a las necesidades del cliente y evita la emisión de documentos o versiones de documentos obsoletos.
Controla el código o clave de los documentos.
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Maneja el código o clave de los documentos, para controlar los movimientos que se pueden realizar a un documentos en un momento dado.
Permite manejar archivos de hasta 100 MB de tamaño, aunque si es necesario, el tamaño puede ser ajustado.
Cuenta con historiales detallados que registran cada cambio en el contenido a las propiedades del documento, sus revisiones y solicitudes de cambio.
Permite que los dueños de documentos y administradores accedan a las versiones anteriores de los archivos de los documentos.
Controla el tipo y origen de los documentos.
Cuenta con una herramienta para visualizar el organigrama de las organizaciones basadas en la información de los usuarios, sus puestos y la estructura de la organización.
Cuenta con 3 tipos de permisos para los documentos:
1. Lectura: Permite el acceso a las visitas previas de los documentos en formato PDF o los archivos multimedia (imágenes, audio o video) directamente en la aplicación.
2. Descarga: Permite la obtención de los archivos originales desde la base de datos.
3. Cambio: Permite a los usuarios solicitar o hacer cambios en los documentos de acuerdo a la configuración de los sistemas de gestión de los que dependen los documentos.
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Características del sistema Q-web Online Online, Módulo de Alertas y Notificaciones
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ALERTAS Y NOTIFICACIONES
El sistema de alertas o notificaciones nos indican de manera clara y descriptiva cuando ha ocurrido un evento en la aplicación en donde un usuario especifico esta involucrado ya sea directamente en el sistema o a través del correo electrónico registrado del usuario. Las notificaciones pueden ser directas, es decir, que el usuario debe realizar una actividad en el sistema, como revisar o aprobar una solicitud de cambio en el sistema o indirecta en donde solo se le notifica que ha ocurrido algo, como por ejemplo que se han concedido derechos sobre un documentos a un usuario específico.
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Actualmente existen dos tipos de notificaciones en el sistema y se enlistan a continuación:
1) Alertas sobre documentos: Como su nombre los indica son notificaciones relacionadas con actividades de control documental, como lo son la revisión, aprobación, solicitudes de cambio, obsolencencia, actores del documento y la eliminación de documento y todos los posibles escenarios relacionados con dichas actividades, como los rechazos, aprobaciones, etc.
2) Semáforos: Los semáforos nos indican cuando una actividad del sistema sujeta a una política de tiempo se ha retrasado, es decir, ha excedido su tiempo límite para ser llevada a cabo. Los semáforos son escalables en base a la estructura jerárquica de los puestos, ya que el sistema determinará cuál es el puesto del que depende el puesto que tiene el retraso en la actividad y le notificará al mismo y en caso de que el retraso persista se le notificará al siguiente del sistema de gestión al que pertenezca el documento cuya actividad genero el semáforo.
El monitoreo de los tiempos de expiración de las alertas del sistema que genera las notificaciones de tipo semáforo se llevan a cabo en un servicio independiente a la aplicación, razón por la cual no es necesario acceder a la aplicación para poder ver la notificación sino que esta llegará a través del correo electrónico unos momentos después de haber expirado.
Características del sistema Q-web Online Online, Módulo de Seguridad
Controla acceso a la aplicación por medio de una relación entre puestos y módulos de sistema, en la cual los usuarios solo accederán a la información que les sea permitido.
Manejo de roles de sistema para los puestos para llevar a cabo funciones específicas en la aplicación.
Cuenta con tres tipos de permisos configurables por módulo: alta, modificación y eliminación.
Permite configurar accesos de "solo lectura" en módulos de sistema.
Validación de información dependiente, en donde el sistema validará el estado de la información y evitará que la información sea eliminada o modificada si hay información que dependa de la misma.
Cuenta con niveles de seguridad ajustables para las contraseñas de los usuarios.
Recuperación de contraseña sencilla desde la pantalla de acceso al sistema.
Los usuarios pueden cambiar su contraseña directamente en cualquier momento.
Número de identificación personal para validar la identidad de los usuarios en operaciones clave dentro del sistema.
Encriptación de la información utilizada para la confirmación de identidad de los usuarios directamente en la base de datos (contraseña y NIP)
Encuentra aquí los requerimientos técnicos mínimos y nuestras recomendaciones para que tengas el más óptimo funcionamiento de Q-web Online:
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LA INSTALACIÓN DEL SERVIDOR
Extensión de archivo
Mínimo
Recomendado
Sistema Operativo
Microsoft Windows 7 Professional de 64 bit
Microsoft Windows Server 2008 R2 de 64 bit o superior
Intel Core 2 duo 2Ghz o equivalente (64 bit)
Intel Xeon 3Ghz (64 bit)
4GB
8GB-16GB
SATA de 7200 RPM con 50 GB
SAS (Serial Attached SCSI) con 100 GB o arreglo de SATA de configuraci´pn RAID 0 o RAID 10
Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Edition (limitado a tener bases de datos de no más de 10GB de tamaño) y un uso de recursos de hardware limitado.
Microsoft SQL Server 2008 R2 Estándar Edition o superior
Procesador
Memoria RAM
Almacenamiento en Disco Duro
Sistema Gestor de Base de Datos
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PARA UTILIZAR LA APLICACIÓN EN UN EQUIPO DE ESCRITORIO
Para un buen desempeño de la aplicación se debe utilizar un equipo con las siguientes especificaciones:
Procesador Intel Pentium 4 de 2 GHz, equivalentes o superior.
Sistema Operativo Windows (Vista, 7, 8 8.1, Server 2003, Server 2008, Server 2008 R2, Server 2012), Linux (Debian, Ubuntu, OpenSUSE Fedora, etc.), Solaris (10 y 11), Mac OSX (Snow Leopard,Lion, Mountain Lion, Maverick, Yosemite), BSD (FreeBSD 10) o algún otro sistema operativo compatible con un navegador web como Chrome, Firefox u Opera.
Memoria RAM de 2 GB o superior.
Software de ofimática para la creación y manipulación de documentos. Aquí algunos ejemplos: Microsoft Office 2007, 2010, 2013 y 365), OpenOffice.org 3 y 4, LibreOffice 3.
Contar con un programa para la creación, modificación y visualización de documentos diferentes a los soportados.
REQUERIMIENTOS PARA RED
Q-web Online Online puede ser utilizada sin problemas a través de una red local (intranet) o Internet y para tener una experiencia de uso adecuada las velocidades mínimas de conexión son:
Red local o Intranet
Mínimo
Recomendado
Cable
Fast Ethernet de 100 Mbps
Gigabit Ethernet
IEEE 802.11 Clase G de 54 Mbps
IEEE 802.11 Clase N de 300 Mbps o superior
Inalámbrica
Internet
Mínimo
Recomendado
Conexión fija
ADSL2 de 10 Mbps por cobre, con un mínimo de 2 Mbps de subida
La conexión por fibra óptica deberá ser de mínimo 40 Mbps simétrica
Conexión 2G EDGE, 3G
4GLTE
Conexión móvil
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