Software para sistema de gestión documental, Software de administración de documentos, Gestión de archivos

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Garantiza el control de tu organización

¿CONOCES QUÉ TAN EFECTIVOS SON LOS PROCESOS DE TU ORGANIZACIÓN?

Q-Document es un software que permite a las empresas de cualquier tamaño y giro, administrar todas las actividades documentales (workflow) dentro de la organización, es decir, controla la creación, distribución, recuperación, archivo, almacenamiento y disposición de los documentos que son creados o recibidos en el desarrollo de las actividades diarias.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

La Administración, Organización, Reducción de Costos y Optimización de Tiempos que su empresa necesita controlar por las actividades que se generan día a día serán posibles gracias a Q-Document.

Q-Document facilita a los administradores, contadores, vendedores y compradores y en general a TODOS los integrantes de la empresa a administrar y controlar documentos.

CONOCE MÁS BENEFICIOS DE Q-DOCUMENT…

Facilita la organización, control y administración de documentos y actividades de uno o varios departamentos.

 

Permite automatizar cualquier flujo de las actividades  documentales (workflow) en la organización.

 

Permite a la organización ser  más eficiente y productiva  al tener control sobre las actividades (pasos) a las que son sometidos los documentos.

 

Promueve la adecuada integración entre los involucrados en las actividades, evitando confusiones y retrasos.

 

Auxilia para Medir si tu sistema de gestión de calidad está siendo eficaz y poder detectar si el proceso está siendo demasiado burocrático.

 

Vuelve eficiente las actividades de aprobación de documentos o contenidos.

 

Permite utilizar la infraestructura existente de aplicaciones de software compatibles con Windows. (Office, Visio  etc.)

 

Es posible Administrar  gran variedad de formatos (tipos de archivos) que se manejen dentro de la organización.

 

No se requiere de conocimientos especializados en sistemas de cómputo para implementar o bien operar el software.

 

Reduce los costos operacionales y el  tiempo empleado en el traslado físico, archivo  y búsqueda  de documentación. (Cualquier tipo de archivo PDF, JPG, DOC, etc.)

 

Es una herramienta para medir la efectividad de los procesos en las organizaciones.

 

Vuelve totalmente competitiva a la organización gracias a sus indicadores medibles sobre los procesos por medio de gráficos.

CREACIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO

 

Q-Document permite diseñar flujos de trabajo tan complejos como sea necesario, indicando las actividades o procesos a realizar, los tiempos en que se espera que se terminen las actividades y sobretodo las personas que realizarán éstas.

FLUJOS AUTOMÁTICOS

 

Q-Document permite programar flujos automáticos, los cuales se ejecutará en el tiempo que se haya programado, permitiendo así ejecutar tareas repetitivas sin necesidad de estar ejecutando flujos de trabajo de forma manual, ahorrando tiempos de operación

REPOSITORIO

 

El repositorio es el módulo donde se almacenarán y se podrán consultar los resultados finales de la ejecución de los flujos de trabajo, el acceso a los conjuntos de documentos dependerá de los permisos con los que cuente el usuario, es decir, el usuario podrá imprimir, consultar o eliminar la documentación si cuenta con dichos permisos, en el repositorio también se podrá consultar toda aquella documentación que ha sido rechazada o que no haya cumplido con las especificaciones en su revisión, la cual solo podrá ser consultada.

ALERTA DE SISTEMA

 

En este módulo cada usuario podrá visualizar todas sus actividades pendientes que tiene por realizar, ya sea revisión de documentos, revisión de documentación aprobada o la revisión de documento rechazada

ATENCIÓN DE ALERTAS

 

En la pantalla donde el usuario atenderá cada una de sus actividades asignadas; aprobado, modificando, rechazando la documentación, incluso podrá anexar información dependiendo del tipo de actividad a realizar

REPORTES

 

El sistema tiene la capacidad de generar reportes de resultados los cuales permiten tener un panorama completa de la documentación que se genera, de cuántos flujos de trabajo están en proceso, terminados o rechazados, por medio de listas de información o de gráficas de barras los directivos podrán conocer de una forma rápida el estatus de su organización

TABLERO DE RESULTADOS

 

El sistema permite la visualización de todas alertas del sistema en la cual se podrá analizar la cantidad de flujos de trabajo, especificando la actividad o proceso a realizar tiene el usuario, su tiempo de expiración, si está en tiempo o expirada su actividad y unas descripción a detalle de la actividad a realizar

SEMÁFOROS

 

Q-Document permite establecer tiempos para la atención de actividades, si los usuarios exceden su tiempo para atender la actividad se genera un semáforo indicando que ha excedido y lo cual implicaría que no están realizando sus actividades y a partir de esa notificación se podrá atender la actividad detenida o bien asignarla a otra persona para que la actividad no esté retrasando la ejecución del flujo de trabajo

CONOCE MÁS ventajas DE Q-DOCUMENT…

Se adapta a cada organización ya que permite la libre creación  de niveles estructurales y documentales.

 

Facilita la creación de  flujos  de trabajo para documentos usando cualquier combinación de actividades y con la intervención de uno o varios departamentos.

 

Permite la creación modificación, revisión y aprobación de documentos en tiempo real, siguiendo la ruta del flujo previamente elaborado.

 

Requerimientos Técnicos

Requisitos:

Configurar el modem de internet de la empresa permitiendo al servidor de Q-Document  y el Acceso Web salir por internet o   intranet dependiendo de la necesidad del cliente.

Funcionamiento:

Con el Acceso Web se puede tener acceso mediante una  página web desde el navegador de internet (Explorer, Firefox  y Chrome  son los navegadores recomendados).

Rendimiento:

La velocidad de la conexión  de internet tanto en el cliente y la empresa influyen  con la velocidad de descarga  y envío  de información y documentos. Entre más alta sea la velocidad  de internet más rápido será la respuesta del  sistema.

Servidor:

Microsoft Windows  Server 2003 o superior

 

Base de datos Microsoft SQL Server 2005 Express   (Incluído) o 2008.

 

Memoria RAM 2GB  mínimo

 

Procesador Pentium 4 de 2.0  mínimo, se recomienda Pentium  dual core o superior.

 

Espacio libre en disco mínimo 10 GB

 

Si se utiliza el servidor como estación de trabajo se requiere Microsoft Office-2003 / 2010

Cliente:

Microsoft Windows  XP Professional, Vista,  Windows 7, Windows 8 .

 

Microsoft Office 2003-2010.

 

Memoria RAM 1 GB.

 

Procesador Pentium 4 de 1.8 Ghz mínimo (Pentium 4 de 2.0 Ghz  recomendado).

 

Espacio libre en disco requerido de 2 GB

Acceso Web

acceso web

Acceso que permite atender las alertas y actividades pendientes de Q-Document desde cualquier navegador y dispositivos móviles.

Requisitos:

- Configurar el modem de Internet de la empresa permitiendo al servidor de Q-Document y el AccesoWeb salir por Internet o Intranet dependiendo del cliente.

 

Funcionamiento:

- Con el AccesoWeb se puede tener acceso mediante una página web desde el navegador de Internet (IExplorer, Firefox y Chrome navegadores recomendados).

 

Rendimiento:

- La velocidad de conexión de Internet tanto en el cliente y la empresa influyen en la velocidad de descarga y envío de información y documentos.  Entre más alta sea la velocidad de Internet, más rápida será la respuesta del sistema.

ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

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