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Uniformidad.- Los procesos sistematizados como flujos de trabajo garantizan que siempre serán realizados de la misma manera mientras la versión del proceso que representa no sea modificada. Los flujos de trabajo pueden estar relacionados a procesos documentados en cuyo caso la información asentada en los mismos debe coincidir con su representación abstracta, es decir, sus flujos de trabajo correspondientes, razón por la cual se cuenta con un campo para registrar el código de los flujos de trabajo mismo que puede coincidir con su flujo correspondiente.

Supervisión y seguimiento.- Siempre se podrá conocer el estado y actividad actual de los flujos de trabajo en ejecución incluyendo sus respectivas salidas (archivos procesados y registros de formularios). Cada vez que un flujo de trabajo se ejecute este contará con un folio generado por el sistema de manera automática además se cuenta con un campo en donde se puede ingresar una referencia manual para la misma ejecución.

Automatización de alertas y notificaciones.- Cada vez que se inicie la ejecución de un flujo de trabajo o se finalice una de las actividades que lo componen se generarán automáticamente las notificaciones y las alertas destinadas a los usuarios pertinentes sin necesidad de procesos manuales. Las notificaciones automáticas también minimizan la posibilidad de “extravío” o “traspapélelo” de correos electrónicos ya que además de que las alertas se mandan a través de ese medio también residen en la aplicación.

Simplificación del trabajo.- Una vez que se haya generado una notificación de alerta de ejecución de flujo de trabajo los usuarios atenderán dichas alertas en una misma ubicación del sistema que los llevará directamente a una herramienta dinámica que se ajusta automáticamente al tipo de trabajo que se va a realizar, es decir, si se debe tomar una decisión lo lleva a esa decisión, si hay que modificar un archivo despliega el archivo y presenta opciones para descargarlo y subir una versión modificada del mismo, si hay que registrar los valores de un formulario lo lleva directamente al mismo y así sucesivamente por cada tipo de actividad.

Control automatizado del flujo de información.- Es posible establecer condiciones que pueden ser evaluadas de manera automática durante la ejecución de los flujos de trabajo en base a los datos registrados en una actividad de tipo formulario y de este modo controlar el flujo de información sin la intervención de los usuarios y de este modo minimizando lo posibles errores humanos. Múltiples actividades condicionales automáticas pueden ser encadenadas de forma consecutiva para simular condicionales de opción múltiple.

Escalamiento de decisiones.- En Q-Web Online cada actividad que compone un flujo de trabajo tiene un responsable que puede ser fijo o variable dependiendo del proceso que representa. Cuando una actividad es finalizada y la siguiente actividad del flujo es de puesto variable se debe decidir quién será el responsable de la misma sin embargo es posible que el usuario que finalizó la actividad actual no tenga la capacidad para determinar quién debe ser el responsable de la siguiente actividad, por lo cual se puede escalar esta decisión al puesto del usuario responsable del flujo de trabajo para que sea esta persona quién lo determine.

Procesamiento de archivos.- Se procesan archivos electrónicos de cualquier tipo u origen y estos se almacenan en el repositorio de flujos de trabajo.

Procesamiento de documentos.- Se procesan documentos base seleccionados directamente desde el repositorio de documentos del sistema y una vez procesados estos se almacenan en el repositorio de flujos de trabajo.

Procesamiento de registros.- Es idéntico al tipo de flujo de trabajo de procesamiento de documentos, sin embargo además de almacenar los resultados en el repositorio de flujos de trabajo también se podrán encontrar como un detalle en el repositorio de documentos.

Acción humana.- Este tipo de flujo de trabajo no requiere procesar de manera obligatoria documentos ni archivos sin embargo debe contar con al menos una actividad de tipo formulario para garantizar la utilidad del flujo de trabajo.

Inicio.- Inicia la ejecución de un flujo de trabajo.

Fin.- Finalizar ejecución de un flujo de trabajo.

Operación.- Registran cuando se haya realizado un trabajo u operación sin implicaciones adicionales para el usuario del sistema.

Condicional manual.- El usuario debe tomar una decisión con respecto al flujo de la información.

Condicional automática.- El sistema toma la decisión de a donde llevar el flujo de información en base a condiciones establecidas previamente que son registradas en actividades de tipo formulario.

Formulario.- Registran información definida por los usuarios del sistema, como los son cadenas de texto (como lo son nombres, direcciones, teléfonos, etc.), números enteros, números con punto decimal, opciones de selección múltiple, fechas, banderas (falso o verdadero, sí o no, etc.), archivos entre otros y cuyos valores son utilizados para evaluar las condiciones en las actividades condicionales automáticas.

Modificación de archivos.- En este tipo de actividad se cuenta con herramientas para descargar y subir archivos modificados ya sean archivos del repositorio de documentos o importados al sistema desde cualquier origen.

Conjunto de subrutinas.- El conjunto de subrutinas agrupa un conjunto de actividades de operaciones en donde el responsable es la misma persona y no se necesitan notificaciones ni tiempos límite por cada operación y cada una de estas actividades de operación se considerará una subrutina.

Enlace a otros flujos de trabajo.- Desde este tipo de actividades se inicia la ejecución de flujos de trabajo de referencia. Mientras se ejecuta el flujo de trabajo de referencia se pausa la ejecución del flujo actual y cuando se termina la

ejecución del primero se importan tanto sus documentos como los registros de sus actividades de tipoformulario.

Referencia a formulario.- Sirve para que una actividad de tipo formulario pueda ser accedida múltiples veces dentro de un mismo flujo de trabajo.

Notificaciones.- En este tipo de actividad se realizan notificaciones a puestos de usuarios del sistema seleccionados así como también a un listado de direcciones de correo electrónico de personas externas ajenas al sistema.

Diseño y compatibilidad