Propiedades de los hallazgos.- Cada hallazgo contará con múltiples propiedades entre las que tenemos su título o nombre, su descripción detallada, un folio generado automáticamente, la fecha de ocurrencia, fecha de cierre, fecha de registro, fecha de análisis, fecha de compromiso, su tipo y clasificación que permiten saber el propósito (no conformidad, oportunidad de mejora, etc.), categoría (seguridad e higiene, ambiental, producción, informática, administración, etc. que además se asocia directamente a un nivel de la estructura organizacional para asegurar que las asignaciones se hagan al personal correcto), origen (observación, auditoría, etc.), causa raíz, solución, ahorros potenciales, inversión requerida para la implementación, puesto de registro, responsables, etc. Y también cuenta con detalles de las acciones implementadas y el detalle de evidencias que pueden ser desplegados directamente en la aplicación como los son archivos multimedia (video, audio o imágenes), archivos de ofimática (Microsoft Office o LibreOffice/OpenOffice) o PDF o bien archivos de cualquier programa que puedan ser descargados y visualizados por medio del mismo programa o un visor compatible

Información centralizada en un repositorio.- Se tendrá toda la información relacionada a los hallazgos en una sola ubicación en donde se podrán revisar sus propiedades (mencionadas previamente), filtrar y buscar información específica, generar reportes avanzados, registrar nuevos hallazgos, eliminar hallazgos  entre otras muchas opciones.

Supervisión y seguimiento.- Los usuarios con roles de administradores de la organización podrán consultar todos los hallazgos desde el repositorio correspondientes, esto implica que siempre podrán conocer en qué estado se encuentra cada hallazgo, incluyendo sus propiedades, el estado detallado de implementación de las acciones, la consulta de la evidencia recopilada y el acceso a los historiales y bitácoras detalladas de los hallazgos.

Múltiples opciones de registro.- El módulo de hallazgos de Q-Web Online permite registrar las incidencias de 2 modos distintos, el primero es un “buzón de hallazgos” que está abierto a todos los usuarios del sistema y que no requiere que los mismos tengan mayor conocimiento en el manejo de los hallazgos o incidencias e incluso ignoren la forma en la que operan su organización más allá de sus propias funciones u obligaciones y el segundo modo está diseñado para los usuario que sí tienen conocimientos avanzados en la operación de las organizaciones y que pueden asignar las propiedadesde los hallazgos directamente desde el repositorio correspondiente.

Automatización de alertas y notificaciones.- Cuando se registra un hallazgo o se realiza cualquiera de las actividades relacionados con la atención del mismo el sistema realizará las notificaciones de las alertas de manera totalmente automática. Cuando un usuario registra un hallazgo desde el buzón este es dirigido directamente al administrador de la organización, el cual debe ser la persona con mayores conocimientos sobre la operación de su organización y se le notifica directamente sin necesidad de realizar ninguna selección manual. Cuando hay retroalimentación entre los usuarios responsables de los hallazgos el sistema realizará las notificaciones directamente ya que todos los actores están bien identificados en el sistema.

Simplificación del trabajo.- Una vez que se haya generado una notificación de alerta de hallazgos los usuarios atenderán dichas alertas en una misma ubicación del sistema que los llevará directamente a una herramienta dinámica que se ajusta automáticamente al tipo de trabajo que se va a realizar, es decir si el usuario es el administrador de la organización este podrá hacerse cargo de asignarle directamente las propiedades al hallazgo, delegar esa función a otro administrador del sistema o rechazar el hallazgo mientras que un encargado del seguimiento solo se le presentarán opciones de acuerdo a su función, es decir, solo podrá responder con mensajes de retroalimentación, solicitudes de aprobación de acciones o solicitudes de cierre mientras que el responsable de las acciones podrá registrar nuevas acciones, evidencia, solicitar la aprobación de acciones o el cierre del hallazgo.

Definiciones abiertas de tipos de hallazgos.- Los tipos y las clasificaciones de los hallazgos son definidos libremente por cada organización, es decir, provienen de un catálogo abierto en donde se puede crear, modificar o eliminar la información. Como se explicó de manera breve anteriormente los tipos de hallazgos determinan el propósito del registro del hallazgo como por ejemplo una no conformidad o una oportunidad de mejora y a cada tipo de hallazgo se le puede asignar una severidad o gravedad como lo es la severidad crítica, mayor, severa o grave, media o moderada, menor y no aplicable así como también un conjunto de acciones que se pueden aplicar para la combinación del tipo de hallazgo con una severidad como los son las acciones correctivas, preventivas, de contingencia etc. y solo las acciones seleccionadas se podrán aplicar en los hallazgos que tengan el tipo de hallazgo asignado.

definidas libremente por cada organización. Las clasificaciones permiten clasificar o categorizar los hallazgos por aspectos tales como la seguridad e higiene, calidad, finanzas, etc. y también permiten asociar estas clasificaciones a un área específica de la estructura de la organización como lo es una departamento de finanzas, seguridad, informática, etc. y de este modo garantizar que cuando se asigne la atención del hallazgo se haga al personal correcto en base a la clasificación del hallazgo.

Diseño y compatibilidad