Hoy en día el manejo de archivos y documentos en la nube es una solución que las organizaciones buscan para incrementar su productividad y reducir sus costos en IT y es gracias a la oferta gratuita que existe en Internet , es posible que incluso las PYMES tengan accesibilidad a este tipo de herramientas, lo cual en el pasado era muy difícil y algo exclusivo de las multinacionales.
Uno de los principales motivos por los que las PYMES buscan este tipo de herramienta es la capacidad que ofrecen a una o varias personas de colaborar en un mismo documento al mismo tiempo, así como también, la posibilidad de acceder a sus documentos sin necesariamente estar en su oficina o en su dispositivo.
Por ejemplo, supongamos que una agencia de marketing digital, se encuentra construyendo una página web para un cliente, la funcionalidad de los servicios de la nube le permitirá a la agencia que el cliente pueda tener una vista previa del avance del trabajo y que así más rápidamente pueda dar una retroalimentación sobre el trabajo que ese está haciendo. De este modo se ahorra tiempo, ya que no es necesario programar juntas en las que se tomen decisiones después de dos semanas de trabajo. En este escenario además de la funcionalidad de compartir archivos y poder tener acceso a ellos desde cualquier lugar, es sumamente atractivo para las PYMES, además porque como se dijo anteriormente, existe la posibilidad de almacenar tus archivos en la nube de manera gratuita.
Sin embargo, esta opción no es para todos y es muy importante identificar si es realmente una buena solución para tu organización y sus necesidades, ya que los servicios gratuitos al ser públicos, podrían ponerla en riesgo y en un escenario altamente vulnerable para el control de los archivos de documento generados por tu organización.
Por ello nos hemos dado a la tarea de entrevistar al experto en IT Omar Espinoza, quién nos plantea con claridad los riesgos que representan para tu organización el uso de estas herramientas que se ofrecen gratuita y abiertamente en Internet.
1. ¿Cuál es la diferencia entre un sistema de almacenamiento en la nube a un sistema de gestión documental en la nube?
Un sistema de almacenamiento en la nube implica que nuestros archivos están almacenados con un proveedor del servicio (Dropbox, Microsoft One Drive, Google Drive, Apple con su iCloud) este nos otorga un espacio para almacenar archivos en su infraestructura y permite que los archivos estén disponibles en cualquier lugar del mundo y solo bastará con «sincronizar» un dispositivo con el proveedor de almacenamiento en la nube para tener nuestro archivo una vez más.
Por otro lado un sistema de gestión documental implica que lo que vamos a controlar son documentos, es decir, cualquier medio que contenga información que sirva para ilustrar, salvaguardar o comprobar algo, y dichos medios deben de ser accesibles a través de la nube desde cualquier lugar en cualquier momento.
2. ¿Por qué motivo es conveniente para una organización el implementar una aplicación web que les sirva como sistema de gestión documental y a la vez tener el control total de la administración de los archivos de documento más importantes?
La principal razón para implementar una aplicación de este tipo es el acceso universal a través de un navegador web, es decir, no existen problemas de compatibilidad con versiones de sistemas operativos (es lo mismo acceder desde Windows, Mac, Linux, iOS, Android, estc.), no es necesario instalar software adicional y la disponibilidad de la aplicación puede realizarse a nivel mundial por medio de internet, con lo cual se facilita enormemente el acceso a la información.
3. ¿Nos puedes explicar cuáles son las desventajas más riesgosas para una organización al utilizar las herramientas de la nube, que son ofrecidas gratuitamente en Internet?
Hacer uso de servicios de almacenamiento en la nube conlleva riesgos, ya que no hay ningún proveedor que pueda garantizar invulnerabilidad en contra de hackers, empleados maliciosos, desastres naturales, terrorismo, etc. Por si fuera poco los proveedores de servicios pueden cambiar las condiciones de uso en cualquier momento, y es donde usted debe reflexionar los siguiente
¿Realmente lee a detalle los términos y condiciones que nos presentan los proveedores?
¿Sabe usted quien tiene y en donde está su información?
¿Sabe quién vigila su información?
¿Sabía usted que por ejemplo Apple puede cancelar el servicio iCloud de un día para otro sin previo aviso para el usuario?
Han existido casos notables en la que este tipo de servicios se han visto involucrados, como por ejemplo el caso Megaupload, que fue un proveedor de servicio de almacenamiento y descarga de archivos con millones de usuarios, en donde a la vez que individuos hacían uso completamente legal del servicio también era usada por muchos otros con el propósito de compartir información protegida por derechos de autor, en otras palabras piratería. En el 2012 el FBI de los Estado Unido realizó redadas en los centros de datos y confisco el dominio de la empresa y cerro el sitio sin importar los derechos de los miles de usuarios que tenían información legal almacenada en los servidores. Otros aspecto interesante es que la empresa Megaupload estaba constituida legalmente en Hong Kong, y aun así pudo ser intervenida por una autoridad estadounidense sin ningún problema.
4. ¿Qué recomiendas a las organizaciones como una solución para minimizar estos riesgos?
Recomiendo que usen su propia infraestructura y software (Q-Web Online) para este tipo de necesidades, de este modo usted sabe que su acceso será privado y nadie y solo aquellos que usted elija tendrán acceso a sus archivos.
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