Los 5 Beneficios de implementar un software de gestión documental

La gestión de documentos ha existido por muchos años. Desde siempre las empresas, especialmente las empresas más grandes han estado tratando de asegurarse de utilizar menos papel.

Deseamos reducir la cantidad de papel pero sin embargo no dejamos de imprimir. Deseamos usar menos papel pero sin embargo nuestro escritorio está lleno de papeles, clips, documentos, carpetas, etc.

Si realmente deseamos usar menos papel quizás lo que necesitamos es una solución de gestión documental (repositorio de documentos) es decir, implementar un software que permita organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa, esto es una tarea clave que puede traer varios beneficios a tu organización, los cuales te los mencionamos a continuación:

1. La gestión de documentos (o un software de gestión documental) permite una mayor satisfacción del cliente. Si tenemos mejor y más rápido acceso a la información, podemos enfocarnos en las necesidades del cliente y resolver sus problemas más rápido.

2. Ahorrar tiempo para las tareas que agregan valor. En vez de pasar horas a la semana en busca de información, podemos usar todo ese tiempo en tareas que realmente agreguen valor a nuestro negocio.

3. Ahorrar tiempo, papel, tóner y otros suministros relacionados con la impresión de documentos. Cuando una solución de gestión de documentos se aplica adecuadamente, podemos ahorrar dinero el cual puede ser invertido en cuestiones más importantes para la empresa.

4. Contar con una oficina Verde. “Verde” no solo es la última moda si no que es un forma genuina de ayudar al planeta. Además, en el caso que nuestros productos estén dirigidos al público en general puede ser una muy buena estrategia de marketing.

5. En lugar de perder tiempo solicitando que alguien revise un documento o de su conformidad con un procedimiento. Un software de gestión documental puede automatizar el proceso de revisión y seguimiento de modificaciones.