¡Descubre las causas que afectan Tú Sistema de Gestión Documental!

Hoy en día la implementación de un sistema de gestión de calidad dentro de las organizaciones se ha vuelto una  necesidad interna como una tendencia en los mercados, que  exige a las empresas la organización y estandarización de sus procesos bajo normas establecidas a nivel mundial, la cuales facilitan las relaciones comerciales y optimizan  los recursos.

Sin embargo, algunas de las empresas que ya tienen implementado un sistema de gestión,  siguen careciendo  de algunas  herramientas necesarias para controlar sus sistemas documentales de una manera sistematizada, lo cual se vuelve demasiado complejo la implementación de su sistema de gestión. Convirtiéndose en un camino lleno de descontrol y lento, dejado un gran caos al equipo de trabajo.

Además –Si en tu empresa estas percibiendo algunas de las siguientes  causas aquí mencionadas, es el momento de revisar si tu  sistema de gestión de documental esta siendo eficaz  dentro de tu organización.

• Falta de dedicación y tiempo por parte del personal con conocimientos y responsabilidad para desarrollar adecuadamente el soporte documental del sistema.
• Diseño de procesos complicados.
• Falta de congruencia entre lo que se dice y lo que se hace.
• Procedimientos mal explicados, formatos inadecuados para registrar la información necesaria.
• Falta de un buen sistema de medición organizativa o indicadores.
• Falta de homologación de metodologías.
• Actividades que no se complementan.
• Falta de compromiso por parte de la dirección.
• Falta de liderazgo.

Es por ello que la implementación de un Sistema de Gestión Documental  adecuado a cada organización es más que una ventaja, es la solución a muchas de las  necesidades con las que viven las organizaciones día con día.

Si sumas a esto, tener un sistema de gestión bien documentado y lo implementas con una  herramienta que te permita  sistematizar y administrar todos tus procesos, permitiéndote mantener el control de toda tu información,  ya no tendrás que  preocuparte  más por el descontrol en la distribución de documentos en las decisiones de revisión, aprobación de documentos y  en la solicitud de cambios, provocando tiempo excesivos, poco control en las actualizaciones de los documentos, desperdicio de altos volúmenes de papel y toma de decisiones  demasiado lentas.

Te invitamos a que conozcas nuestra herramienta de trabajo Q-web Online donde podrás sistematizar y automatizar de una manera eficaz  tu sistema de gestión documental.

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