Los archivos y documentos son una parte esencial en el desarrollo de la actividad de cualquier organización. En muchas ocasiones los malos hábitos adquiridos, la rapidez por terminar alguna actividad y la falta de organización provocan que no se guarden de forma adecuada y se ocasionen pérdidas o extravíos de dichos documentos.
Es por ello que en la mayoría de las organizaciones sufren por la cantidad enorme de duplicidad y pérdida de archivos guardados con criterios diferentes, sin contar el tiempo que le invierten los colaboradores en búsquedas de los mismos.
Para llevar una buena administración de archivos y documentos, es necesario crear un hábito de trabajo y para ello lo importante es que el trabajador sea consciente de la importancia que tiene la buena administración de archivos y documentos que crean y manejan, así como, la implementación de un sistema para centralizar y administrar los archivos, conocido por todos los miembros de la empresa, en el que cada uno tenga un rol a desarrollar y sepa cuál es su papel y cuáles son los documentos que dependen de él. También es importante velar por la seguridad de esos documentos, por lo que se deberá controlar el acceso a los mismos mediante claves o un sistema de seguridad.
Aquí te damos tres consejos para administrar archivos y documentos físicos y electrónicos sin necesidad de alguna herramienta en específico, aunque la utilización de alguna, te facilitara totalmente las tareas dentro de tu organización.
- Organizar las carpetas en las computadoras de forma estandarizada con forme a los criterios generales de la organización y los documentos físicos clasificarlos y resguardarlos en cajas debidamente identificados para su localización.
- Dar acceso a los empleados sólo a los documentos relacionados con su actividad, manteniendo la seguridad y la privacidad de los datos de la empresa.
- Cuando se genera un documento este debe ser actualizado a cada unos de los colaboradores y guardado en su lugar correspondiente.
La implementación de estos prácticos consejos solo te ayuda a mantener un orden dentro de la empresa día con día, generando demasiado esfuerzo para la localización de sus documentos Pero existen herramientas que facilitan la administración y centralización de todos los archivos y documentos electrónicos y físico que se generan dentro de la organización evitando que se tengan pérdidas de tiempo en el control y localización de documentos.
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