03 Problemas con la distribución de documentos
La Documentación en papel no es el problema,
pero tampoco la solución
Anteriormente habíamos hablado de las áreas de oportunidad (anteriormente llamados problemas) que producen baja efectividad y eficiencia, el segundo Tema hablamos de Retrasos en los tiempos de revisión de documentos. Continuando con nuestro tema de las principales oportunidades de mejora al implementar un sistema de gestión de cálida hablando de Dificultades con la distribución de los documentos.
La globalización, la tecnología móvil, el cloud y los cambios demográficos en el lugar de trabajo implican que las organizaciones necesiten replantearse la forma en la que trabajan la distribución de documentos.
Al mismo tiempo, la información se crea, se almacena y se aceza desde cualquier lugar y en todo momento, lo que supone muchos dolores de cabeza para aquellas compañías que no puedan seguir el ritmo. Ya no es factible llevar un control documental manual, es una práctica obsoleta y sin eficacia. Esperar que las organizaciones puedan distribuir su documentación manualmente es apostarle al pasado. Controlar las versionen de su documentación manualmente es la manera menos productiva para un sistema de gestión de documentos. Hoy en día es crucial tener la documentación al día y distribuido a través de una forma sistematizada y/o automatizada. El gestionar el «control documental», garantiza que se trabaje de una manera eficiente manteniendo el equilibrio entre la accesibilidad y seguridad.
Las Desventajas al no tener los documentos de una forma sistematizada.
- Menor Eficiencia y productividad. Se presentan retrasos en al acceso a la información, flujos de documentos lentos y pérdida de tiempo en estos.
El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel
- Gastos en materiales. Gastos en papel, tóner, carpetas, archiveros y otros insumos.
En una empresa mediana, los documentos en papel acumulan una tasa anual de 22%, quiere decir que cada 3 años la documentación se duplica.
- Seguridad y cumplimiento normativo. Un sistema de Gestión que no es administrado por medio de un software especializado no permite seguridad a la información y por lo cual no cuenta con la confidencialidad de los documentos. Sin un control de seguridad adecuado la información es fácilmente copiada, modificada o el peor de los casos borrada. El cumplimiento normativo de versiones anteriores es difícil de rastrear y eso es un camino seguro a las no conformidades.
El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.
- Riesgos sobre documentos físicos. La mayoría de los documentos, al no tener administración sobre ellos de forma correcta, se expone a riesgos de ser manipulados, extraviados de forma irresponsable, y con la posibilidad de accidentes de la índole catastrófica.
7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3 semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.
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