Principales oportunidades de mejora al implementar un sistema de gestión de calidad

Víctor Orozco – Grte. De Mercadotecnia

¿Cuáles son las principales oportunidades de mejora al implementar un sistema de gestión de calidad?

01 Aéreas de oportunidad

02 Retrasos en los tiempos de revisión de documentos

03 Problemas con la distribución de documentos

04 Importancia de un sistema de gestión documental

Comúnmente las organizaciones presentan áreas de oportunidad (anteriormente llamados problemas) que producen baja efectividad y eficiencia en sus resultados:

Conflictos en la delimitación de responsabilidades.
Falta de claridad en expectativas de desempeño.
Carencia de mecanismos de medición.
Falta de indicadores de proceso que permita anticipar problemas.
Logística o planeación operativa incompleta.
Bajo trabajo en equipo.
Interacciones y modelo de operación no definidos.
Variabilidad y falta de control en procesos repetitivos.
Falta de auto control en las unidades operativas.

Falta de compromiso para alcanzar la calidad

Por lo general, el principal obstáculo al iniciar una implementación de sistema de gestión es la falta de disposición de los empleados, ya sea por ser evaluados y supervisados al medir su rendimiento. En pocas palabras, ¿a quién le gusta ser controlado? a nadie, pero al iniciar un SGC es primordial sensibilizar al personal para una mejor disposición al cambio y así tener una mayor voluntad a ser más productivos.

Otro problema es aberración al cambio, la gente se acostumbra a realizar las mismas tareas que conoce y no está dispuesta a cambiar su manera de trabajar para no salir de su área de confort, siempre cuesta trabajo convencer o tratar de cambiar a las personas, pero con determinación y esfuerzo se puede cambiar la forma de pensar a las personas ¿y cómo lograr esto? Es fácil, mostrando las áreas de oportunidad que se puedan corregir y mejorar, poniéndolo por escrito y documentándolo de la manera más clara y precisa para que el personal pueda seguir los pasos a realizar y para finalmente lograr la calidad.

Para poder documental los procesos, es necesario acercarse al personal y ver como realizan sus actividades. La observación es esencial para poder identificar las áreas de oportunidad, en muchas ocasiones el mismo personal siente que las áreas de oportunidad son errores que ellos cometen, pero no necesariamente son errores. Un ejemplo seria al mover una mercancía del lugar A al lugar B, a simple vista puede ser una acción correcta, pero si se cambia la ruta del lugar A al lugar C con un ahorro de tiempo y esfuerzo, esto equivale a una mayor efectividad, lo cual es primordial en cualquier organización.